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Parmi les nombreux documents requis pour le maintien d’une entreprise à jour avec les registres du commerce, le formulaire M3 occupe une place cruciale. Ce formulaire est destiné à enregistrer les changements relatifs aux dirigeants ou à la structure de direction d’une entreprise. Le formulaire M3 assure que ces informations concernant une modification de dirigeant soient correctement communiquées et enregistrées.
Est-ce que le formulaire M3 et le cerfa M3 désigne la même chose ? Le formulaire M3 doit-il être encore utilisé aujourd’hui ? Les réponses à vos questions sont dans cet article.
Qu’est-ce que le formulaire M3 ?
Le formulaire M3, également connu sous l’appellation formulaire cerfa M3, ou imprimé M3, est un document administratif essentiel en France, utilisé pour déclarer le changement de gérant ou le changement de président. Ce formulaire est indispensable pour inscrire au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) tout changement concernant les personnes physiques ou morales ayant le pouvoir de diriger, d’administrer, ou de contrôler l’entreprise.
Il existe deux versions du formulaire M3. Il n’y a pas de cerfa M3 sci différent d’un cerfa M3 SAS. En effet, le formulaire M3 SAS et le formulaire M3 SCI sont le même : le cerfa n° 11683*04. En revanche, il existe un formulaire M3 spécifique aux SARL. Ce cerfa M3 SARL doit être utilisé pour les SELARL.
Le formulaire M3 est-il encore utilisé ?
Oui, malgré l’ouverture du guichet unique et l’existence d’un nouveau formulaire unique de modification, le formulaire M3 est toujours activement utilisé et reste un composant crucial du processus de modification enregistrée auprès des greffes du tribunal de commerce.
Il permet d’assurer la transparence et la mise à jour des informations légales qui figurent sur le Kbis de l’entreprise, document qui fait office de véritable « carte d’identité » juridique de l’entité commerciale. Chaque modification de la gouvernance d’une entreprise doit être reflétée par le remplissage et la soumission de ce formulaire, garantissant ainsi que les registres publics soient à jour et corrects.
Comment changer de dirigeant sans formulaire M3 ?
Avant même d’évoquer le formulaire M3, certaines étapes doivent impérativement être respectées pour changer de dirigeant :
- Convocation d’une assemblée générale : la première étape consiste à convoquer une assemblée générale extraordinaire (AGE) des actionnaires ou des associés de la société. Cette réunion a pour objectif de voter le changement de dirigeant. L’ordre du jour doit clairement mentionner ce point, et la convocation doit être envoyée selon les règles prescrites par les statuts de la société ou le Code de commerce.
- Vote et décision : lors de l’AGE, les associés ou actionnaires doivent voter pour approuver le changement de dirigeant. La majorité requise pour ce type de décision est généralement définie dans les statuts de la société. Il est important de documenter la décision dans un procès-verbal d’AGE, qui doit préciser les résultats du vote et les détails du dirigeant entrant et/ou sortant.
- Rédaction et signature des documents nécessaires : après le vote, il est nécessaire de rédiger et de signer tous les documents relatifs au changement de dirigeant. Cela inclut le procès-verbal de l’assemblée qui a enregistré le changement. Le nouveau dirigeant doit également signer une lettre d’acceptation de ses fonctions.
- Modification des statuts (si nécessaire) : si les statuts de la société mentionnent spécifiquement le nom du dirigeant, ceux-ci doivent être modifiés pour refléter le changement. Dans tous les cas, il est conseillé de vérifier si d’autres modifications des statuts sont nécessaires ou opportunes à cette occasion.
- Déclaration au Registre du Commerce et des Sociétés (RCS) : le changement de dirigeant doit être déclaré au greffe du tribunal de commerce pour mise à jour du RCS. Cela se fait traditionnellement par le biais du formulaire M3, qui doit être rempli et soumis à la validation du greffe du tribunal de commerce, accompagné du procès-verbal de l’AGE et, le cas échéant, des statuts mis à jour. La déclaration doit être faite dans le mois suivant la décision.
Mais avec l’adoption croissante des démarches administratives en ligne via des plateformes telles que le site du guichet de formalités des entreprises, il est possible de réaliser certaines modifications sans avoir à remplir physiquement un formulaire M3. Ces services en ligne guident les utilisateurs à travers un processus où les informations nécessaires sont saisies et traitées numériquement, simplifiant ainsi les démarches sans utiliser le formulaire M3 remplissable en papier.
Les étapes pour changer de dirigeant en ligne sans formulaire M3 papier sont les suivantes :
- Accès au service en ligne : connectez-vous sur une plateforme officielle qui offre le service de modification en ligne, c’est-à-dire le guichet de formalités des entreprises.
- Saisie des informations : entrez les données requises concernant le changement de dirigeant. Il vous sera demandé de fournir des informations sur le dirigeant sortant ainsi que sur le nouveau dirigeant, incluant leurs noms, adresses et fonctions.
- Vérification et paiement : revoyez toutes les informations saisies et procédez au paiement des frais requis pour l’enregistrement de la modification. Ces frais comprennent souvent les coûts de traitement administratif et parfois une publication dans un journal d’annonces légales.
- Publication dans un journal d’annonces légales (JAL) : certaines formes de sociétés requièrent la publication d’un avis de modification dans un journal d’annonces légales. Cette annonce légale de changement de gérant ou de président permet de rendre la modification transparente et accessible au public et aux tiers. Cela doit être fait 1 mois maximum après la décision de changement.
- Confirmation et réception du Kbis mis à jour : Une fois la démarche complétée et validée par le greffe, un nouveau Kbis mis à jour est émis, attestant officiellement du changement de dirigeant.
Utiliser les services en ligne pour effectuer ces modifications peut offrir une alternative plus rapide et généralement plus simple par rapport à l’approche traditionnelle nécessitant le remplissage du formulaire M3. Cependant, il est crucial de s’assurer que toutes les informations fournies soient exactes et complètes pour éviter des retards ou des erreurs dans l’enregistrement des modifications.
