Comment réaliser un transfert de siège social ?

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• Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ? 
• Transfert de siège social : définition
• Pourquoi faire un transfert de siège social ?
• Qui prend la décision d’un transfert de siège social ?
• Quelles sont les formalités pour un transfert de siège social ? 
• La mise à jour des statuts
• La publication d’un avis dans un journal d’annonces légales
• Remplir une déclaration de modification
• Déclarer le transfert de siège social au greffe
• Où pouvez-vous domicilier votre entreprise suite à un transfert de siège social ?

Vous souhaitez déménager votre entreprise dans de nouveaux locaux ? La décision de transfert de siège social nécessite d’accomplir quelques formalités.

Qui doit prendre la décision de modification du siège social ? Comment constituer votre dossier pour le greffe ? Comment faire un changement de domiciliation d’entreprise ? On fait le point avec vous.

SOMMAIRE :

1. Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ? 
2. Qui prend la décision d’un transfert de siège social ?
3. Quelles sont les formalités pour un transfert de siège social ? 
4. Où pouvez-vous domicilier votre entreprise suite à un transfert de siège social ?

Qu’est-ce qu’un transfert de siège social ? 

Transfert de siège social : définition

Toute entreprise doit avoir une adresse principale, appelée siège social. C’est une condition nécessaire pour que l’entreprise soit enregistrée dans le registre national des entreprises (RNE) et obtienne un numéro SIRET. 

En clair, le siège social est tout simplement l’adresse administrative officielle de l’entreprise, celle qui apparaîtra sur les documents officiels tels que l’extrait Kbis, ainsi que sur les factures et les courriers. C’est aussi l’adresse à laquelle l’administration fiscale, les organismes sociaux et d’autres personnes peuvent envoyer des courriers à l’entreprise.

Le transfert du siège social est alors la procédure par laquelle une entreprise change son adresse légale et administrative, déplaçant ainsi celle-ci vers un nouvel endroit.

Pourquoi faire un transfert de siège social ?

Le transfert du siège social peut être motivé par diverses raisons. En effet, premièrement, si le siège social est établi au domicile du dirigeant et que celui-ci déménage, le siège de la société doit également être transféré.

Par ailleurs, il peut arriver qu’un chef d’entreprise décide de déplacer l’adresse du siège social vers un endroit pouvant améliorer la visibilité de sa société en choisissant un lieu plus fréquenté. Ce choix peut également contribuer à renforcer la réputation de l’entreprise.

En outre, certains dirigeants choisissent de changer l’adresse de la société dans des endroits spécifiques afin de bénéficier d’aides financières particulières. Par exemple, les zones franches urbaines sont régies par des règles fiscales avantageuses, incitant les entreprises à s’y domicilier pour profiter d’exonérations fiscales.

Enfin, le terme d’un bail commercial peut aussi être une cause de transfert du siège social. En effet, lorsque le bail d’un local commercial arrive à expiration sans être renouvelé, la société est contrainte de trouver un nouvel endroit où être domiciliée, ce qui conduit au transfert du siège social. 

Qui prend la décision d’un transfert de siège social ?

Le transfert de siège social d’une société implique de multiples conséquences juridiques et doit donc être matérialisée par écrit. Il est commun de penser que cet écrit se matérialise par une simple lettre de changement d’adresse de l’entreprise envoyée aux tiers. En réalité, il s’agit d’une décision qui doit être soumise à plusieurs formalités, car elle entraîne une modification des statuts.

Par conséquent, pour changer l’adresse du siège social de l’entreprise, la décision doit être prise par l’organe compétent chargé des modifications statutaires, c’est-à-dire l’assemblée générale extraordinaire, sauf si la loi prévoit une dérogation.

Les associés devront, avec la majorité définie par les statuts ou à défaut par la loi :

• donner leur accord pour le transfert du siège social ;
• décider de changer l’article des statuts qui concerne l’adresse du siège social.

À noter : en cas de transfert de siège social à l’étranger, les associés doivent prendre une décision à l’unanimité !

Dans une SARL, c’est le gérant qui rédige et signe la décision qui doit être validée par l’ensemble des associés représentant au moins la moitié des parts sociales. Toutefois, lorsqu’il s’agit d’un transfert de siège social à l’étranger, la décision peut être prise par un ou plusieurs associés représentant plus de la moitié des parts.

Dans une SCI, il est nécessaire de réunir une AGE qui doit prendre la décision de transfert selon les conditions de majorité prévues dans les statuts. En l’absence de disposition statutaire, la décision doit être prise à l’unanimité des voix lorsque la décision dépasse les pouvoirs du gérant.

Dans les SAS et les SASU, ce sont les statuts qui désignent l’organe compétent pour un transfert de siège. Cette décision peut donc relever de la volonté du Président, d’une décision collective ou de tout autre organe institué par les statuts.

Bon à savoir : vous pouvez trouver des modèles de PV de transfert de siège social, de SARL, SAS ou toutes autres sociétés en ligne.

Quelles sont les formalités pour un transfert de siège social ? 

Suite à la prise de décision du transfert de siège social, des formalités sont à suivre pour réaliser cette démarche :

• mettre à jour les statuts ;
• faire la publicité du transfert de siège ;
• réaliser une déclaration de modification ; 
• déclarer le transfert au greffe. 

La mise à jour des statuts

Une fois que vous avez pris la décision du transfert de siège social et que celle-ci a été transcrite dans un procès-verbal, il est important de mettre à jour les statuts de votre société.

Cette étape est essentielle parce que l’adresse du siège social doit être à jour dans les statuts en tant que mention obligatoire. Vous devez donc modifier la clause des statuts concernant le siège social afin d’y inclure la nouvelle adresse auquel il a été transféré.

À noter : dans le cas où le siège social de la société est déplacé dans un autre département, il faut annexer aux statuts un document mentionnant la liste des anciennes adresses du siège social.

La publication d’un avis dans un journal d’annonces légales

Le transfert du siège social est un changement important dans la vie d’une société qui implique une modification de l’adresse sur le kbis. Du fait de son importance, le transfert de siège doit être porté à l’attention des tiers.

À ce titre, la société doit faire publier un avis de transfert de siège social dans un journal habilité : le journal d’annonces légales.

La société dispose d’un mois à compter de la date de la décision pour effectuer cette formalité de changement de siège social.

À noter : si le transfert de siège social est hors ressort, et par conséquent se trouve sous la compétence d’une autre juridiction (notamment dans le cadre d’un changement de département), il est nécessaire de faire publier deux annonces distinctes, une dans le ressort de la juridiction de départ, et l’autre dans celle d’arrivée. 

Remplir une déclaration de modification

Pour demander l’enregistrement des modifications au registre du commerce et des sociétés (RCS) après le transfert du siège, vous devez remplir un formulaire de déclaration de modification de personne morale.

Dans ce formulaire, vous devrez spécifier les informations suivantes : 

• la nature de la modification ; 
• sa date ; 
• la nouvelle adresse du siège social ;
• fournir des informations sur la société (telles que le numéro d’identification, la dénomination sociale, la forme juridique, etc).

Une fois que vous avez rempli le formulaire, il doit être signé par le représentant légal de la société ou par une personne autorisée à cet effet.

Déclarer le transfert de siège social au greffe

Pour que la modification soit ensuite enregistrée, il faut déposer une demande d’inscription modificative au greffe du tribunal de commerce correspondant au nouveau siège social de la société. Pour cela, le dossier effectué en ligne sera automatiquement transféré au greffe du tribunal de commerce ou au CFE auquel vous êtes rattaché. Cette étape permet de finaliser l’enregistrement. 

Le dossier déposé doit inclure les éléments suivants :

• le procès-verbal de la décision de transfert du siège social de la société ; 
• les statuts de la société à jour ;
• la déclaration de modification complétée et signée ;
• l’attestation confirmant la publication de l’avis de modification dans le journal des annonces légales ;
• ainsi qu’une preuve d’occupation du nouveau local où le siège social est transféré.

À noter : vous pouvez réaliser ces démarches vous-même en ligne, ou en bénéficier de l'accompagnement d’une plateforme juridique qui effectuera ces formalités à votre place.

Où pouvez-vous domicilier votre entreprise suite à un transfert de siège social ?

Avant d’entamer la procédure de transfert de votre siège social, il est essentiel d’avoir déjà choisi une nouvelle adresse de domiciliation, car vous devrez spécifier cette nouvelle adresse administrative lors des démarches.

Cependant, un dirigeant d’entreprise ne peut pas sélectionner n’importe quelle adresse pour domicilier son entreprise. En effet, l’adresse choisie pour le siège social doit avoir un lien direct avec la gestion de l’entreprise. Ainsi, il n’est par exemple pas envisageable de choisir l’adresse d’une résidence secondaire pour bénéficier d’une cotisation foncière des entreprises (CFE) moins élevée que dans la ville où se trouvent les intérêts économiques de l’entreprise.

Pour domicilier votre entreprise, vous avez plusieurs options :

• vous pouvez utiliser votre adresse personnelle si vous êtes le dirigeant de l’entreprise ;
• utiliser l’adresse des locaux professionnels de votre entreprise ;
• opter pour l’adresse d’une société de domiciliation avec laquelle vous avez signé un contrat ;
• choisir l’adresse d’une pépinière d’entreprises qui vous accompagne dans la gestion de votre entreprise ;
• utiliser l’adresse des locaux appartenant à un groupe d’entreprises dont vous faites partie.

Bon à savoir : lors de la réalisation d’un transfert de siège social, le prix varie en fonction de la personne à qui vous confiez les démarches. Par exemple, le prix de modification des statuts ne sera pas le même si cette mise à jour est effectuée par un avocat ou par une plateforme juridique en ligne.