Afficher le sommaire Masquer le sommaire
La note de frais est un élément incontournable dans toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles. Le remboursement des notes de frais est une démarche courante, souvent initiée par les salariés auprès de leurs employeurs. Il est donc essentiel de bien connaître les règles et les formalités applicables aux notes de frais.
La gestion des notes de frais nécessite une vigilance particulière de la part de l’entreprise. Bien que ces documents puissent être présentés sous différentes formes, ils doivent tout de même respecter un certain nombre de règles. Cet article vous explique comment fonctionne une note de frais et les démarches à suivre pour un remboursement conforme.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est un document rédigé par un dirigeant d’entreprise ou un l’un de ses salariés dans le but d’obtenir un remboursement. Ce document détaille les frais engagés, tels que les déplacements, les hébergements ou la restauration.
Les principaux types de note de frais sont :
- les frais de déplacement (billets de train ; taxi ; titre de transport, etc.) ;
- les frais kilométriques (si le salarié utilise sa voiture personnelle dans le cadre d’une mission professionnelle) ;
- les frais d’hébergement (réservation d’hôtel, logement temporaire, etc.) ;
- les frais de restauration ;
- la fourniture de bureau.
Cependant, il est important de noter que toutes les demandes de remboursement ne sont pas systématiquement acceptées. En plus de répondre à des formalités précises, les notes de frais dépendent aussi du statut de l’entreprise.
Par exemple, les auto-entrepreneurs ne peuvent pas réaliser de notes de frais puisqu’ils bénéficient d’un abattement forfaitaire applicable directement sur leur chiffre d’affaires – quel que soit le véritable montant de leurs charges.
Comment faire une note de frais ?
Pour faire une note de frais qui sera prise en compte par l’employeur et qui puisse faire l’objet d’un remboursement, il est essentiel de respecter un certain nombre de conditions. La première condition est de fournir un justificatif pour la note de frais, celui-ci peut être sous forme physique (facture ou reçu) ou virtuel (capture d’écran, facture au format PDF, etc.).
Ensuite, certaines informations doivent obligatoirement figurer sur cette note de frais pour en garantir la validité. Parmi celles-ci, on retrouve l’identité du salarié, la date de l’opération, le montant de l’opération, le motif de l’opération ainsi que l’indication de TVA. Ces éléments permettent de justifier l’engagement de chaque dépense et d’attester de sa conformité.
En fonction de la nature des dépenses, d’autres mentions supplémentaires peuvent être aussi demandées. Par exemple, pour une note de frais de déplacement, il est nécessaire de préciser le lieu de la mission, le moyen de transport réservé.
Les conditions de remboursement d’une note de frais
Le remboursement des notes de frais sont encadrées légalement pour minimiser les risques d’abus et les fraudes dus aux dépenses fictives ou démesurées. Pour que la note de frais soit considéré comme valide auprès d’un employeur, elle doit impérativement remplir ces conditions :
- correspondre à une charge effective engagée dans l’intérêt direct de l’entreprise ;
- correspondre à une charge justifiée par les besoins de l’activité du salarié ;
- être proportionnée et non-abusive ;
- être accompagnée par des justificatifs valides afin de prouver l’existence de la dépense.
Les justificatifs à fournir
Une facture ou un reçu sont, tous les deux, des documents qualifiés de justificatif. Il peut se présenter sous forme papier ou virtuel. Le justificatif doit accompagner la note de frais, avant d’être validé en interne. Pour être valide, ce document doit également répondre à des conditions précises.
Les délais de remboursement
L’employeur est légalement tenu de rembourser les frais engagés par ses employés dans un délai raisonnable. En vertu de la législation française, ce remboursement est soumis à une prescription quinquennale, ce qui signifie que l’employeur dispose d’un délai de trois ans pour effectuer le remboursement des dépenses. Cependant, il est possible que l’entreprise réduise ce délai selon son organisation interne, à condition que ce raccourcissement soit clairement défini et communiqué aux employés.
