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- Qu’est-ce qu’une note de frais ?
- Quels frais peut-on inclure dans une note de frais ?
- Comment faire une note de frais ?
- Comment fonctionne le remboursement d’une note de frais ?
- Quel mode de remboursement choisir pour vos notes de frais ?
- Quel est le délai de remboursement d’une note de frais ?
- Comment enregistrer les dépenses inscrites dans les notes de frais ?
- Pourquoi utiliser un logiciel pour traiter ses notes de frais ?
La note de frais est un élément incontournable dans toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles. C’est pourquoi, le remboursement des notes de frais nécessite une vigilance particulière de la part de l’entreprise. Il est donc essentiel de bien connaître les règles et les formalités applicables afin d’éviter les redressements URSSAF.
Quels frais peut-on inclure dans une note de frais ? Comment faire une note de frais conforme aux exigences de l’administration ? Quels sont les plafonds d’exonération applicables en 2026 ? Voici un guide complet pour gérer vos frais professionnels en toute sécurité.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Qu’est-ce qu’une note de frais ? Il s’agit d’un document établi par un salarié ou un dirigeant pour obtenir le remboursement des dépenses qu’il a avancées dans l’exercice de son activité professionnelle. Elle recense les frais engagés, le montant correspondant et est accompagnée des justificatifs nécessaires.
Pour être remboursable, une dépense doit remplir trois conditions :
- avoir un caractère professionnel avéré ;
- être justifiée par une pièce valide (facture, ticket, reçu) ;
- rester dans des limites raisonnables.
Lorsque ces conditions sont réunies, les remboursements sont exonérés de cotisations sociales et ne constituent pas un revenu imposable pour le salarié.
Attention : tout remboursement non justifié ou dépassant les barèmes officiels peut être requalifié en avantage en nature par l’URSSAF et donc soumis à cotisations sociales.
Vous trouverez les barèmes officiels actualisés sur le site de l’urssaf.
Quels frais peut-on inclure dans une note de frais ?
Les notes de frais peuvent couvrir plusieurs catégories de dépenses professionnelles reconnues par l’URSSAF.
Les notes de frais de déplacement constituent la catégorie la plus fréquente. Elles comprennent les billets de train ou d’avion, mais aussi les indemnités kilométriques lorsque le salarié utilise son véhicule personnel.
Les frais de repas sont remboursables selon trois plafonds en 2026 :
- 21,40 € par repas lorsque le salarié est en déplacement professionnel et est contraint de prendre son repas au restaurant.
- 7,50 € pour un repas pris sur le lieu de travail en raison de conditions particulières (horaires décalés, travail posté).
- 10,40 pour un repas lorsque le salarié est en situation de déplacement mais n’est pas contraint de prendre son repas au restaurant.
Les frais d’hébergement lors de grands déplacements sont également éligibles. Une note de frais, par exemple, pourra permettre le remboursement des frais d’hôtel d’un salarié dans les limites fixées selon la zone géographique :
- 76,60 € par nuit en région parisienne ;
- 56,80 € dans le reste de la France.
Bon à savoir : les grands déplacements désignent les missions à plus de 50 km du domicile et les trajets supérieurs à 1h30 en transport en commun.
Les frais de télétravail font l’objet d’une allocation journalière exonérée de 2,70 €, dans la limite de 59,40 € par mois.
Comment faire une note de frais ?
Une note de frais doit comporter les éléments suivants pour être recevable :
- le nom et prénom du salarié ;
- la date de la dépense ;
- la nature précise de la dépense ;
- le montant TTC et le montant de TVA si applicable ;
- la mention de l’objet professionnel de la dépense ;
- le justificatif associé (facture nominative, ticket, billet électronique).
Il n’existe pas de format légalement imposé. Toutefois, un modèle de note de frais standardisé, utilisé de manière homogène dans l’entreprise, limite les erreurs de traitement et accélère la validation par le service comptable.
Pour les factures nominatives, seules celles mentionnant la TVA permettent à l’entreprise de récupérer la taxe. Il convient de distinguer les dépenses ouvrant droit à récupération de TVA (carburant, transport, certains repas d’affaires) de celles qui n’y ouvrent pas droit (nuitées d’hôtel notamment).
À noter : les notes de frais comprennent des données protégées par le RGPD. Ainsi, pour garantir votre conformité au RGPD, vous devez les inscrire dans votre registre de traitement.
Comment fonctionne le remboursement d’une note de frais ?
Quel mode de remboursement choisir pour vos notes de frais ?
La gestion des notes de frais repose sur un choix fondamental : rembourser au réel ou appliquer un forfait. Les deux approches peuvent être combinées selon le type de dépense.
Le remboursement au réel consiste à indemniser le salarié sur la base des dépenses effectivement engagées, sur présentation de justificatifs. Il n’y a pas de plafond d’exonération dans ce cas, à condition que les dépenses soient réellement professionnelles et dûment justifiées. C’est la méthode la plus précise, mais aussi la plus lourde administrativement.
Le remboursement forfaitaire repose sur des barèmes définis par l’URSSAF. L’employeur verse une indemnité fixe sans exiger de justificatif pour chaque euro, à condition de rester sous les seuils légaux. Cette approche simplifie le traitement, mais peut être moins avantageuse pour les salariés dont les frais réels dépassent les plafonds.
Quel est le délai de remboursement d’une note de frais ?
L’employeur est légalement tenu de rembourser les frais engagés par ses employés dans un délai raisonnable.
Le salarié dispose d’un délai de 3 ans à compter de la dépense pour réclamer le remboursement de ses frais professionnels.
À noter : en pratique, une politique interne prévoyant une déclaration mensuelle est fortement conseillée pour éviter les litiges et faciliter la clôture comptable.
Comment enregistrer les dépenses inscrites dans les notes de frais ?
La note de frais a une comptabilisation qui obéit à des règles précises. Chaque remboursement de frais professionnels constitue une charge déductible pour l’entreprise, à enregistrer dans les comptes de charges par nature :
- Les frais de déplacement et de transport sont en général imputés au compte 6251 (voyages et déplacements) ;
- Les frais de repas au compte 6256 (missions) ;
- Les frais d’hébergement au compte 6251 ou 6256 selon la nature de la mission ;
- la TVA doit être isolée et portée en compte 44566.
Pour être déductibles fiscalement, les dépenses doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise, justifiées par des pièces probantes, et d’un montant raisonnable. Les justificatifs doivent être conservés pendant 6 ans pour l’URSSAF et 10 ans pour l’administration en cas de contrôle fiscal de votre entreprise.
À noter : en cas de rupture conventionnelle ou de fin de contrat, veillez à solder les notes de frais en suspens avant la clôture du dossier du salarié pour éviter tout litige ultérieur.
Pourquoi utiliser un logiciel pour traiter ses notes de frais ?
Un logiciel de note de frais permet d’automatiser une grande partie du processus :
- saisie des dépenses via smartphone ;
- reconnaissance optique des justificatifs (OCR) ;
- vérification automatique des plafonds URSSAF ;
- transmission au service comptable ;
- archivage conforme.
Ces outils réduisent le risque d’erreur humaine, accélèrent les remboursements et sécurisent les données en cas de contrôle.
La dématérialisation des justificatifs est autorisée à condition de garantir une copie fidèle et durable conformément aux règles fiscales : l’image numérique d’une facture papier a la même valeur légale que l’original, à condition que la copie soit fidèle et durable.
Pour les structures qui gèrent régulièrement des déplacements, l’investissement dans un tel outil est rapidement rentabilisé par le temps gagné sur le traitement et la fiabilité des contrôles.
